La TVA récupérable sur les notes de frais représente 1 à 3% du chiffre d'affaires d'une PME — soit l'équivalent d'un demi-poste senior. Pourtant, beaucoup de cabinets passent à côté faute d'outil qui automatise les contrôles.
1. Le principe de base
La TVA est déductible si trois conditions sont remplies : la dépense est engagée pour les besoins de l'entreprise, le justificatif est conforme (mention TVA visible), et la nature de la dépense est elle-même éligible. Cette dernière condition est celle qui réserve les surprises.
2. Ce qui est éligible (et ce qui ne l'est pas)
- Repas d'affaires (clients) : TVA déductible à 100% si la mention « repas d'affaires » et l'identité des invités sont notées.
- Repas du collaborateur en déplacement : TVA déductible à 100%.
- Hôtel pour le collaborateur : TVA déductible à 100%.
- Hôtel pour un dirigeant ou tiers : TVA NON déductible (exclusion légale).
- Carburant essence : TVA déductible à 80% (passage progressif de 0% à 100% sur 2017–2022, stabilisé).
- Carburant diesel : TVA déductible à 80% pour les véhicules de tourisme, 100% pour les utilitaires.
- Cadeaux clients : TVA déductible si valeur ≤ 73 € TTC par bénéficiaire et par an.
3. Les 7 pièges les plus fréquents
- Ticket de caisse sans mention de TVA → la TVA n'est pas récupérable, même si le montant est calculable.
- Note d'hôtel pour un dirigeant non-salarié → souvent passée par erreur en TVA déductible.
- Carburant essence comptabilisé à 100% au lieu de 80%.
- Repas client sans liste des invités → l'administration peut redresser.
- Cadeau client > 73 € → la totalité de la TVA devient non-déductible (pas un dépassement proportionnel).
- Achat à l'étranger UE → TVA récupérable mais via la procédure 13ᵉ directive, à ne pas confondre avec une déduction franco-française.
- Justificatif perdu → aucune déduction possible, même si la transaction est tracée par carte.
Automatiser les contrôles TVA avec NDFraisy
L'OCR détecte le taux et le montant de TVA, signale les anomalies, et exporte un brouillon TVA prêt pour la déclaration.
4. Comment automatiser ces contrôles
Une bonne solution de notes de frais pré-renseigne le taux de TVA selon la catégorie (repas → 10%, hôtel → 10%, carburant → 20% avec abattement 80%) et bloque la validation si le montant TVA n'est pas cohérent avec le taux applicable. C'est l'investissement qui rend, sur 2–3 ans, la TVA récupérable « réelle » au lieu d'« approximative ».
5. Taux de TVA applicables en 2026
- 20% — taux normal (la majorité des dépenses).
- 10% — restauration, hôtellerie, transport de voyageurs.
- 5,5% — produits de première nécessité, livres.
- 2,1% — presse, médicaments remboursables.
Check-list de fin d'année
- Vérifier le taux de TVA récupérable réel vs théorique sur les 12 derniers mois.
- Auditer les hôtels pour vérifier l'éligibilité (collaborateur vs dirigeant).
- Contrôler les cadeaux clients > 73 €.
- Régulariser les éventuelles déductions à tort sur la dernière déclaration de TVA.